“働き方改革”・”コロナウイルス蔓延” により、リモートワークが定着した昨今、Web会議システムを利用する機会も増えたと思います。
また、Web会議システムの提供内容によっては複数のソフトを使用せずとも、1システムであらゆる事がおこなえるようになるのでコストの増加も抑える事が出来ますね。
本記事では、おすすめのWeb会議システムや”メリット” と “デメリット” を解説していきたいと思います。
Web会議システムとは？
インターネットを介して、オンラインで遠隔地にいる相手と会議ができるシステムの事です。
また、Web会議システムは、主に以下のような場面で利用されています。
■Web会議システムの利用シーン
- 社内外との会議
- オンライン商談
- 海外拠点との会議、商談
- 社員教育
- 面接、セミナー
また、Web会議システムはオンラインでのコミュニケーションだけではなく、業務を効率良く遂行出来るように様々な機能が搭載されています。
■Web会議システムの主な機能
- 音声通話・ビデオ通話
- チャット(ファイル転送/グループチャット)
- 画面共有
- 録画・録音
- カレンダー連携によるスケジュール設定(会議URLの自動生成・招待・参加)
※Web会議システムによっては上記機能全てが搭載されていない場合もあります。
おすすめWeb会議システムの紹介
「Web会議システムの種類がありすぎて、どれを選んだらいいのかわからない」という方も、中にはおられるかと思います。下記に代表的なWeb会議システムと簡単に特徴をご説明しますね。
Zoom
ビジネスだけでなく、「Zoom飲み」と言った言葉をテレビ等で耳にした事はありませんか？
無料プランでも最大で40名が一堂に参加でき、ルームの作成や招待もワンタッチで行える為非常に便利です。
更に、バーチャル背景を自由に設定することができるため、プライベートを守れたり会話のきっかけにする事もできます。また、Web会議中にチャット機能を活用すれば、資料や情報の共有も非常に簡単に行えます。
Microsoft Teams
日本マイクロソフト株式会社が開発・提供しているビデオチャットツールです。
何と最大で10,000人までの同時通話が可能になっており、社内研修やプレゼンテーションなど大規模なオンラインイベントに適しています。
WordやExcelなど、「Office365」のアプリを組み込んでおけば、オンライン上でデータを共同編集することができるので、情報共有も効率的に行うことができます。
Skype
ビデオ電話のツールとしても一般的に使われています。
音質に拘ったアプリで、43の言語に対応している為海外の拠点と結ぶWeb会議に便利です。
最大25名までのグループチャット機能に対応していますが、本来は個人のアカウント同士のコンタクトをメインとしているため、マンツーマンのミーティングにより適しているといえます。
Google meet
Google社が提供しているWeb会議ツールです。
パソコンで利用する場合はブラウザ上で会議をおこなう事が出来る為、ソフトを追加でインストールする必要がありません。また、マルチデバイスに対している為スマートフォンやタブレットからも利用可能です。
更に「Googleカレンダー・Gmail・Googleスプレッドシート」など、他のGoogleサービスとの連携のしやすさは大きなアドバンテージになっています。
V-CUBE ミーティング
シンプルなインターフェイスで誰でも簡単に使う事が出来ます。
画面共有中の指さし機能で、資料や図面等を修正しながら進める打ち合わせ等においても、修正箇所を正確に指し示す事が出来ます。また、アンケート機能があるので会議中の決議などで多数決を取ることができます。
Cisco Webex Meetings
日本語、英語、中国語、韓国語など20か国語に対応している為グローバルな対応が可能。
通信はSSL/AESで暗号化されており、情報漏えいの心配のない堅固なセキュリティです。
Zoom無料版では3人以上のグループミーティングで最長40分までしか利用できないのに対し、Webexは無料版でも各ミーティングが最大50分までと長いです。
Slack
ビジネスチャットツール色が非常に強いですが、Zoom・Microsoft Teams Calls・Google Meet等のWeb会議サービスをつなげば、Slackの会話を離れることなくその場ですぐに会議を開始したり通話に参加したりできるようになります。
1つのシステムではなく、「チャットはSlack・Web会議はZoom」等複数のシステムを組みわせて運用したい方におすすめです。
Chatwork
Slackと比較して、Chatworkは国産ツールなので日系企業が使いやすいデザインとなっています。
タスク管理機能やファイル送信、ビデオ通話等機能はしっかりしています。
マルチデバイス対応の為外出先でもやり取りが行え、チャットではLINEのようにスタンプで返信する事も可能です。
Web会議システムをスムーズに導入する為には
Web会議システムを導入する際は「インターネット環境・接続デバイス・社内マニュアル」を準備しておくと、
スムーズに進められます。システムを最大限活用する為にも、周辺環境を整えておく事が大切です。
安定したインターネット利用環境
Web会議での映像や音声データは容量が大きい為、安定した速度が出る回線を確保しましょう。
また、パソコンの負荷状況によっても回線速度が遅くなる場合があるので注意が必要です。
ヘッドセットやWebカメラ
複数人で1つの部屋に集まってWeb会議を実施する場合は、会議室全体が映せるWebカメラやマイクスピーカーを準備しましょう。
マイクスピーカーの中にはノイズキャンセリング機能やエコーキャンセル機能等、会議の質を向上させる機能が
搭載されているものも多くあります。
社内でルールやマニュアルを作っておこう
情報漏洩や会議品質の向上のため、社内で統一のルールを準備しましょう。
画面共有時はメールやチャットツールのポップは非表示にする、取引先との会議の場合は有料版のWEB会議システムを利用するなど、社内で統一のルールを作成することで情報漏洩のリスクの低減や、会議品質の向上を狙えます。
まとめ
Web会議システムによっては、高機能だけど時間制限があるものや、時間無制限ですが参加できる人数が少ないものなど、さまざまな製品があります。「どういった目的でWeb会議システムを開くのか」「そのためにはどんな機能が必要なのか」など、なぜWeb会議が必要になったのかを考えると、システム選びもスムーズに行くかと思います。
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