テレワークには「対面でのやり取りが出来ない・細かい内容が伝わりづらい」事でのコミュニケーション問題や、労働時間の把握、情報漏洩の課題等があります。
しかし、ツールの数が多すぎますし、自社に何が必要なのかもわからず途方に暮れている方が多いのではないでしょうか。この記事ではテレワークの導入と同時に使用するのにお勧めのツールについて比較しています。
テレワークには種類がある
テレワークにはいくつかの種類があります。
以下では代表的なテレワークの種類について説明しますね。
モバイルワーク
モバイルワークというのは顧客先や移動先で通信環境を使い業務を行うことです。
電車での移動中や近くのカフェなど、インターネット環境が整っている場所であればいつでもどこでも業務を行うことが可能になります。また、PCのみならずスマホやタブレットなどを利用して離れた場所から稼働できます。
在宅ワーク(テレワーク)
自宅を就業場所として所属する会社に終日出勤することなく業務を行えます。
顧客訪問や社内会議による外出もないので、移動時間なども削減されるため家事との両立なども効率的に行えます。
サテライトオフィス
企業の本社や本拠地から離れた場所に設置されたオフィスのことです。
しかし、営業所や支店などとは異なりごく少数だけが働けるスペースと通信環境が整っています。
シェアオフィスやコワーキングスペースと似ていますが、自社の社員のみが使えるオフィスの為、小規模な会議やコミュニケーションを周りの目を気にせず行うことができます。
テレワークツール
テレワークツールといってもその用途ごとに様々な種類が存在します。
その中でも最も重要だと思うテレワークツールを5つに分けて紹介します。
Web会議システム
Web会議システムはPCやスマホ・タブレットなどの電子端末を使い画面を通し、遠く離れた人と画面越しに会議を進行できるシステムです。メールや電話では伝わりづらい内容を、画面越しに身振り手振りなどで伝えることができるので業務の効率化にもつながります。
チャットツール
チーム全体や1対1での頻繁なコミュニケーションを行うのに便利なテレワークツールです。
メールを送る程ではないような簡単な内容や短い文などを、スタンプや絵文字などを利用して手軽にコミュニケーションが可能になります。業務の効率化だけではなく、社内でのコミュニケーションとしても利用出来ます。
勤怠管理
社員の労働時間を会社から離れた場所であっても正確に管理することができます。
また、労働基準法で定められている時間を超えることがないように時間を管理してくれる事や、月末の賃金計算を自動で行ってくれるので、無駄な業務を省くことができます。
オンラインストレージ
社内の情報をインターネット上で一元管理し、社内全体に共有できるサービスです。
基本的にデータをアップロードすれば、自動的に反映するので手間を簡略化することができます。
また、容量の拡張性が高くデータが増えても追加料金を払うことで容量を増やすことができます。
電子契約サービス
他企業との契約などを全てPC上で行うことができるサービスです。
以前までは紙媒体などで契約のやり取りを行っていましたが、電子化する事でコストを削減する事が出来ます。
高度な暗号化技術を用いているため、電子データの改ざんが行われた場合には、すぐに判明し作成者に通達されます。
テレワークツールおすすめ3選｜Web会議
Skype
ビデオ電話のツールとしても一般的に使われています。
音質に拘ったアプリで、43の言語に対応している為海外の拠点と結ぶWeb会議に便利です。
最大25名までのグループチャット機能に対応していますが、本来は個人のアカウント同士の
コンタクトをメインとしているため、マンツーマンのミーティングにより適しているといえます。
Microsoft Teams
日本マイクロソフト株式会社が開発・提供しているビデオチャットツールです。
何と最大で10,000人までの同時通話が可能になっており、社内研修やプレゼンテーションなど
大規模なオンラインイベントに適しています。
WordやExcelなど、「Office365」のアプリを組み込んでおけば、オンライン上でデータを
共同編集することができるので、情報共有も効率的に行うことができます。
Google meet
Google社が提供しているWeb会議ツールです。
パソコンで利用する場合はブラウザ上で会議をおこなう事が出来る為、ソフトを追加でインストールする必要がありません。また、マルチデバイスに対している為スマートフォンやタブレットからも利用可能です。
更に「Googleカレンダー・Gmail・Googleスプレッドシート」など、他のGoogleサービスとの連携のしやすさは大きなアドバンテージになっています。
テレワークツールおすすめ3選｜チャットツール
Slack
カスタマイズ性が魅力的なチャットツールです。
プロジェクトやチームごとにチャンネルが分けられるため、必要な情報をすぐに見つけられます。
また、2要素認証等セキュリティ面もしっかりしています。
Chat Work
Slackと比較して、Chatworkは国産ツールなので日系企業が使いやすいデザインとなっています。
タスク管理機能やファイル送信、ビデオ通話等機能はしっかりしています。
マルチデバイス対応の為、外出先でもやり取りが行えチャットではLINEのようにスタンプで返信する事も可能です。
LINE WORKS
プライベートでLINEを使っている方が多いと思いますが、そのLINEの使い勝手をそのままに仕事で活用できる機能を備えたビジネス版LINEがLINE WORKSです。外部連携機能を使えばお客様が普段お使いのLINEに直接コンタクトできるので、お客様との接点の強化に最適です。
テレワークツールおすすめ3選｜勤怠管理
KING OF TIME
複雑なシフトや細かな設定に対応できる柔軟度が魅力です。
どんな業界・業種・就業規則でもKING OF TIMEなら何とかなるといった安定感があります。
また、多くの外部サービスと連携可能な点が人気です。
ジョブカン勤怠管理
UIがシンプルで分かりやすい点が強みです。
導入コストも安く、生体認証打刻が搭載されているので、不正打刻に悩んでいる企業にお勧めです。
マニュアルがかなり充実しているので、初めて勤怠管理システムを導入する企業でも問題ないでしょう。
freee勤怠管理Plus
打刻時に位置情報を取得できるため、直行直帰やテレワークなど、多様な勤務形態に対応でき、シフト作成機能を搭載しているのが魅力です。
クラウド会計ツールで有名なfreee株式会社が提供するサービスで、運用実績も豊富なので安心して利用できます。
テレワークツールおすすめ3選｜オンラインストレージ
Googleドライブ
Googleアカウントを持っていればすぐに利用することができます。
15GBまでは無料でサービスを利用でき、有料でドライブをアップデートすることもできます。
Google製のシステムであるため安全面に関しても問題ありません。
NotePM
文書の保存と共有に力を入れている日本製のオンラインストレージシステムです。
検索機能が優れているため、すぐに求める文書を見つけることができます。
導入事例付きの資料請求もできるので実際にどんなシステムなのかを使用前に詳しく知ることができます。
Onedrive
マイクロソフト社が提供するオンラインストレージサービスです。
Word、Excel、PowerPointなど、Office製品との連携がスムーズなのが特徴です。
マイクロソフト社が提供しているだけあり、Windowsとの相性も抜群です。
テレワークツールおすすめ3選｜電子契約サービス
クラウドサイン
有料導入企業数NO.1であり、知名度と利便性がとても高い電子契約サービスです。
紙も印鑑も一切いらず、全ての契約をクラウド上で行うことが可能です。
また、実際に契約までの流れをわかりやすい操作性で表示してくれるため、誰でも簡単に契約締結まで行えます。
GMOサイン
特徴としては弁護士が監修しており、権限設定や閲覧制限が細かく設定でき、部外秘の文書も安心して保管が可能であること、パソコンはもちろんスマートフォンでも簡単に使える分かりやすいインターフェイスで、どなたでも・どこでも、簡単に契約が締結できます。
freeeサイン
freeeサインもGMOサイン同様、弁護士監修のサービスなので安心感があります。
それに加え送信料が0円なので、送信件数が多い企業でも気にせずメールを送れます。
freee会計、freee受発注と言った各サービスとも連携する事が出来ます。
おすすめテレワークツールまとめ
本記事ではおすすめのテレワークツールを種類毎に分けてご紹介しましたが、リモートワークをスムーズに成功させたい場合には、ITツールを導入する事をお勧めします。ITツールを導入することによって、生産性の向上や今までに思い付かない程スムーズなワークフローを作り上げることも実現するかもしれません。
是非、このリモートワークツールのリストを参考にして、自社のニーズに合ったツールを検討してみて下さい。
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